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A integração dos sistemas organizacionais ao SGC através do De Para de centros de controle aos centros de custos permiti alocar diretamente as despesas com mão de obra, materiais e depreciação, ficando ainda a apropriar os gastos que tenham seu registro apenas no sistema contábil, praticamente as liquidações voltadas ao pagamento de serviços como energia elétrica, telefonia, contrato de seguros, tarifas bancárias entre outros. De forma a atender a premissa de não afetar a rotina do processamento da despesa na contabilidade, o Sistema de Custos importa todos os empenhos liquidados destas despesas para que usuário do SGC faça a alocação direta, rastreamento ou o rateio quando for necessário.
A tela inicial do sistema que além de trazer um gráfico com o total de custos da entidade mês a mês, carrega a lista dos empenhos de serviços que foram liquidados e ainda não estão apropriados. Ao selecionar uma das liquidações para apropriar o gasto, o sistema pergunta se o usuário quer fazê-lo das seguintes formas:
- Direta - quando o gasto será alocado em apenas um centro de custo. Ex: um serviço de terceiro pessoa física que foi utilizado em um centro de custos específico.
- Por rastreamento – quando o gasto vai ser alocado em mais de um centro de custo, mas existe um direcionador para isso. Ex: caso da energia elétrica em que se tem os valores das diversas contas separadas.
- Por rateio – quando o gasto vai ser apropriado em mais de um centro de custo, mas será necessário utilizar um critério de rateio.
No caso dos critérios de rateio, o sistema já traz em seu cadastro os critérios (cotas) de rateio sugeridos pela NBTC 16.11, que são: área ocupada; dotação planejada disponível; volume ocupado em depósitos; quantidade de ordens de compra emitida para fornecedores; consumo de energia elétrica; número de servidores na unidade administrativa responsável. Permitindo ao usuário cadastrar um novo critério se for necessário.
