Conforme noticiado em nossos cursos e treinamentos, o Controle Interno é essencial para a Administração Pública municipal, posto que, além do que ser operacionalizado por mera necessidade decorrente de determinações legais, o controle interno é essencial para estruturação interna, no sentido de possibilitar a instrumentalização de melhorias no planejamento organizacional da entidade.
Essa unidade de apoio operacional e fiscalizatória é capaz de subsidiar os mais diversos setores da entidade, operando, muito mais do que apenas coletar e compilar informações, como um elo de informações entre as unidades, minimizando riscos e dando plena efetividade ao conjunto de dados, contribuindo para que a entidade pública alcance os objetivos legais e sociais.
Somente com esse setor bem estruturado é que a Administração terá um elemento unificador entre as diversas unidades, funcionando, ainda, como catalisador de mudanças e criação de novos paradigmas de gestão. A análise dos dados coletados por um controle interno, além da comparação entre os números esperados e realizados, junto com a troca de informações entre os gestores públicos e responsáveis pela engrenagem da máquina administrativa, é fundamental no sentido de subsidiar painéis para as melhores decisões ou, ao menos, correções das distorções visualizadas no caminho das decisões e práticas burocráticas até então adotadas.
Desta forma, somente com a mudança paulatina de paradigmas e aspectos culturais é que será possível a efetivação do controle interno, afastando o aspecto distorcido de que o controle interno engessa a administração, mas, sim, compreendendo que esse possibilita a criação de um sinergismo entrelaçado dos mais diversos setores da Administração, instrumentalizando o gestor, que passa a ter meios eficazes e confiáveis de tomar decisões acerca dos procedimentos legais.
O controle interno torna-se, portanto, uma necessidade da Administração. Os novos preceitos de demanda social, ensejam um Estado mais efetivo e menos custoso, ou seja, que os serviços públicos sejam prestados de forma eficiente e racional da forma menos onerosa possível.
O controle interno em seu trabalho institucional de fiscalização, orientação, apoio e estruturação das rotinas de trabalho, visa a auxiliar o gestor municipal no seu trabalho, integrando as mais diversas áreas da Administração. Em um primeiro momento, a análise recai apenas sobre números, devendo, posteriormente, analisá-los, realizar diligências e questionamentos aos setores para que consiga abstrair, muito mais do que apenas a quantidade de dispêndios realizados, dados acerca da qualidade de referidos gastos.
Esse conjunto de informações, municiará os gestores para que as decisões sejam tomadas de forma íntegra, com existência de políticas de controles dos diversos setores e envolvidos na Administração, minimizando o risco de deterioração da ética e moralidade. Somente assim é que estar-se-á atendendo a efetividade da Administração Pública, com respeito ao erário, celeridade e busca à desburocratização.
O Controle Interno deve, portanto, atuar de forma proativa no sentido de evitar irregularidades ou ilegalidades (Constituição Federal, artigo 74), viabilizando melhores controles de limites de despesas, empenhos e dívidas.
Nessa linha, o sistema informatizado proposto, funcionando via rede mundial de computadores, através de dados coletados nos mesmos moldes do Sistema AUDESP do Egrégio Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, possibilita que o controle interno tenha informações suficientes para extração de informações necessárias para realização dos controles de limites de despesas e atendimento de percentuais obrigatórios nas áreas chaves da Administração, além de possibilitar o auxílio na realização de fiscalização e coleta de informações dos diversos setores da Administração, funcionando como elemento de apoio ao acompanhamento das metas e programas propostos para cada exercício, instrumentalizando a elaboração dos relatórios para ciência da autoridade superior, nos termos do Comunicado SDG nº 35/2015, que ora se transcreve.
O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO ressalta que, a mando dos artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, bem assim do artigo 54, parágrafo único, e artigo 59, ambos da Lei de Responsabilidade Fiscal, do artigo 38, parágrafo único, da Lei Orgânica desta Corte e, ainda das Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público – NBC T 16.8, as entidades públicas estaduais e municipais devem possuir seus próprios sistemas de controle interno, que atuarão de forma integrada.
Sob aquele fundamento constitucional e legal, é dever dos gestores municipais e estaduais, por meio de normas e instruções, instituir, se inexistente, e regulamentar a operação do controle interno, de molde que o dirigente disponha de informações qualificadas para a tomada de decisões, além de obter mais segurança sobre a legalidade, legitimidade, eficiência e publicidade dos atos administrativos chancelados, sem que existam razões para alegar desconhecimento.
É primordial que o controle interno seja instituído e atue de fato. As entidades, levando em conta a sua realidade interna, avaliarão quais atividades comporão o seu sistema de controle interno e qual a estrutura necessária para exercer as atribuições correspondentes, sendo recomendável que a atividade seja exercida por servidor de provimento efetivo.
Nesse contexto, tal normatização atentará, dentre outros aspectos, para as funções constitucionais e legais atribuídas ao controle interno:
1- Avaliar o cumprimento das metas físicas e financeiras dos planos orçamentários, bem como a eficiência de seus resultados.
2- Comprovar a legalidade da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.
3- Comprovar a legalidade dos repasses a entidades do terceiro setor, avaliando a eficácia e a eficiência dos resultados alcançados.
4- Exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres do Município.
5- Apoiar o Tribunal de Contas no exercício de sua missão institucional.
6- Em conjunto com autoridades da Administração Financeira do Município, assinar o Relatório de Gestão Fiscal.
7- Atestar a regularidade da tomada de contas dos ordenadores de despesa, recebedores, tesoureiros, pagadores ou assemelhados.
Os resultados da atuação do controle interno tendem a ser mais exitosos à medida que os procedimentos de acompanhamento se façam de forma preventiva ou concomitante ao ato. Entidades maiores e mais complexas, com diversidades de atos, requerem, por consequência a adoção de manuais de procedimentos, de modo a conferir maior segurança, independência e eficiência nas rotinas de trabalho, bem como proporcionar a atuação objetiva do controle interno.
O exercício do controle interno em cada caso também dependerá do porte e da complexidade inerentes à entidade. A partir dessa análise, a atuação do controle interno deverá ser planejada em função dos riscos avaliados, consubstanciada em roteiros de acompanhamento periódicos ou em planos anuais ou plurianuais.
A atividade de controle interno abrange todo órgão ou entidade, de tal sorte, que os responsáveis pelos setores devem prestar informações e esclarecimentos mediante o preenchimento de relatórios padronizados para subsidiar o relatório periódico do controlador interno.
Uma vez avaliados os pontos de controle, as conclusões deverão ser anotadas em relatório próprio, seja por meio de processo administrativo ou instrumento congênere elevado ao conhecimento da autoridade máxima da entidade, a quem caberá determinar as providências e estipular o tempo para regularização, se for o caso.
É da responsabilidade do controle interno, após a determinação da autoridade, acompanhar as medidas e o prazo estipulado ao setor responsável pela correção. De se registrar, ainda, que a adequada instituição e atuação do correspondente órgão de controle interno é medida que será verificada por ocasião da fiscalização levada a efeito pelo Tribunal de Contas, com repercussão no exame das contas anuais.
Anote-se que há manual disponível na página eletrônica desta Corte, devidamente atualizado. Por fim, em ocorrendo qualquer ofensa aos princípios consagrados no artigo 37 da Constituição Federal, deverá o fato ser comunicado a este Tribunal, impreterivelmente, em até 03 (três) dias da conclusão do relatório ou parecer respectivo.
SDG, em 04 de setembro de 2015.
SÉRGIO CIQUERA ROSSI
SECRETÁRIO-DIRETOR GERAL
